Het Twiin Portaal vervangt de dvd binnen de zorg

Eenvoudiger, veiliger en sneller radiologische beelden en verslagen uitwisselen. Dat is wat specialistisch reumacentrum Reumazorg ZWN (RZWN) dolgraag wilde. Ze besloten in 2022 serieus werk te maken van het Twiin Portaal. Bovendien had RZWN een PACS nodig om alle medische data te kunnen beheren. Hiervoor gingen ze met Alphatron Medical in zee. “Dat PACS en Twiin bij hen hand-in-hand gaan, is een groot voordeel”, laat reumatoloog Bernadette Renner van RZWN weten. “En dankzij de fijne samenwerking, werd alles in een half jaar tijd met succes geïmplementeerd. Het maakt een wereld van verschil.”

“In onze tak van sport maken we veel gebruik van radiologisch beeldmateriaal”, vertelt reumatoloog Bernadette Renner van RZWN dat in de provincies Zeeland, Noord-Brabant, Flevoland en Friesland over in totaal 12 locaties beschikt. “We krijgen vooral veel medische data binnen van andere zorginstellingen. Tot voor kort op de meeste locaties allemaal nog per dvd. Dat zorgde voor een ongelooflijke hoeveelheid administratie, vertraging en kans op fouten. In de dagelijkse zorgpraktijk wil je gewoon veilig en snel toegang tot beelden van patiënten. We wisten inmiddels dat dat kon met Twiin. Dé oplossing om beeldmateriaal digitaal te versturen met één druk op de knop, als medische staf wilden wij dit graag om de zorgprocessen te verbeteren.”

PACS en Twiin hand-in-hand

Om de stap naar Twiin te maken, riep RZWN de hulp in van InoCare. InoCare is een onafhankelijk adviesbureau gespecialiseerd in strategische, financiële en facilitaire vraagstukken in de zorgsector. “Zeggen dat je Twiin wil, is zo gedaan. In de praktijk komt daar echter heel wat bij kijken”, weet Bernadette inmiddels. “InoCare hield ons voor dat Twiin inderdaad ideaal is om binnen de zorg onderling digitaal te communiceren, maar dat we ook een PACS-systeem nodig hadden om medische data te kunnen verwerken, te archiveren en weer te delen.” Omdat RZWN nog geen PACS had, was de aanschaf daarvan in eerste instantie misschien nog wel relevanter dan Twiin. InoCare bracht RZWN in contact met Alphatron Medical. “Met JiveX heeft Alphatron Medical een uitstekend PACS. Bovendien hebben zij in Nederland met het Twiin-Portaal een landelijk dekkend netwerk gerealiseerd om beelden en verslagen veilig en snel uit te wisselen. PACS en Twiin gaan bij hen hand-in-hand. Ideaal”, vindt Bernadette. RZWN koos overigens voor JiveX in de Cloud, waarmee ze ook nog eens volledig ontzorgd zijn als het om opslag en onderhoud gaat.

Intake is cruciaal

Na de definitieve keuze om met Alphatron Medical in zee te gaan, kon de bal gaan rollen. “Een aftrap met zorgvuldige intake is een cruciaal moment”, vertelt Myrthe Geenen, projectleider bij Alphatron Medical. “Daarmee leg je de basis voor een project. Wij hebben goed geluisterd en geïnventariseerd wat de behoeftes en wensen van RZWN waren. Dit om hun workflow te begrijpen, een overzicht te krijgen van hun omgeving en met wie zij werken. Dat moet allemaal kristalhelder zijn om meteen een goede architectuur neer te kunnen zetten.” Alle sleutelpersonen zaten bij de intake aan tafel, waaronder de technische applicatie consultants van Alphatron Medical, de projectleider van InoCare en – heel belangrijk – vanuit RZWN  medewerkers die met de systemen moeten gaan werken. Dus naast Bernadette als reumatoloog zat er bijvoorbeeld ook een medisch secretaresse bij. Myrthe: “Dit heeft als groot voordeel dat alle betrokkenen elkaar meteen leren kennen, weten wat de rolverdeling is en bij wie je waarvoor terecht kan. Een goede aftrap van een project is wat mij betreft dé sleutel tot succes.”

Leren van elkaar

De eerstvolgende stap na de zorgvuldige inventarisatie, was het maken van het technische en functionele ontwerp door de technische applicatie consultants van Alphatron Medical. “Ik moest wel even glimlachen toen ik hun ontwerp onder ogen kreeg”, vertelt Bernadette. “Ze zijn duidelijk gewend om te schakelen met mensen die verstand hebben van de technische kant van ICT. Het stond bomvol ingewikkelde technische kreten en afkortingen. Omdat ik als reumatoloog en eindgebruiker weinig verstand heb van deze technische kant, was het document voor mij onleesbaar. Toch moest ik er wat van vinden. Alphatron Medical heeft het ontwerp daarom herschreven tot een mooi overzichtsdocument in begrijpelijk taal. Ze hebben zich goed ingeleefd in mijn wereld als gebruiker. Mooi om die flexibiliteit te ervaren en in zo’n proces van elkaar te kunnen leren.”

Dedicated, taakgericht en flexibel

De klap op het technisch en functioneel ontwerp werd snel gegeven zodat de implementatie van start kon. Het meeste technische werk gebeurde op de achtergrond en op afstand. “Myrthe had de organisatie strak in handen en het tempo lag hoog. Meteen testen als het kan. Direct escaleren als iets mis dreigt te gaan. Tijdig ingrijpen als het nodig is. Dat is een aanpak en visie waar ik volledig achter sta, want zo loop je niet onnodig vast”, vertelt Bernadette. “Alle betrokken partijen waren van begin tot het eind volledig toegewijd en taakgericht met dit project bezig. Bovendien was ik onder de indruk van de flexibiliteit. Dat is heel fijn als er aanpassingen gedaan moeten worden. Die komen namelijk altijd voor binnen zo’n project waarbij veel verschillende partijen en systemen samenwerken. Dankzij het organisatietalent en de heldere communicatie van Myrthe, liep alles volgens planning.”

Nieuw tijdperk

Een half jaar na de start van het project gingen het Alphatron PACS en het Twiin Portaal succesvol live bij RZWN. “Dankzij de gebruikerstraining vlak voor Go Live, konden we vanaf dag 1 al de vruchten plukken”, laat Bernadette weten. “Het werkt en iedereen is enthousiast. Als reumatoloog ervaar ik dat alles eenvoudig, razendsnel en veilig werkt. Onze secretaressen zijn blij dat er geen stapels dvd’s meer binnenkomen met beeldmateriaal dat moet worden opgeslagen. Bovendien bespaart de koppeling met het elektronisch patiëntendossier ons veel tijd aan administratieve handelingen. Zuchten van verlichting klinken bij al onze locaties. En laten we vooral de patiënt niet vergeten. Het Alphatron PACS en het Twiin Portaal voorkomen veel onnodige dubbeldiagnostiek. Dat is vooral prettig voor de patiënt en bovendien scheelt het iedereen veel tijd en geld. Er is echt een tijdperk voor en een tijdperk na de implementatie van PACS en Twiin.”

Betere zorgflow voor klanten en patiënten

“Flexibel, laagdrempelig en meedenkend.” Zo omschrijft Bernadette in 3 woorden de samenwerking met Alphatron Medical. “Daarnaast was ik erg te spreken over de betrokkenheid tijdens het hele traject. Ook op momenten dat we tegen drempels en hobbels aanliepen. Dat viel overigens reuze mee, maar tegenslagen heb je altijd. Het gaat er dan vooral om hoe je daarmee omgaat. Alphatron Medical doet dat pro-actief en dat is prettig.” Myrthe is erg blij dat RZWN ervoor gekozen heeft om Bernadette als eindgebruiker een grote rol te geven in het project en de samenwerking. “Zo zou het bij ieder project moeten zijn. Als eindgebruikers in een zo vroeg mogelijk stadium worden betrokken, kunnen wij ons optimaal inleven in de workflow van een organisatie. Dat maakt de kans op een prettig en succesvol proces vele malen groter. En heel belangrijk, het levert een betere zorgflow op voor onze klanten en hun patiënten. Dat is waar we het voor doen.”